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仕事の効率が上がらない問題点と改善方法

メールの処理のコツをつかもう!

会社で、ディスクに座って仕事をしているかと思えばダラダラとメールのチェックしかしてない社員が見られる。
それだけで1日仕事が終わり残りの仕事は溜まってゆく一方だ。
仕事の効率化を上げる為にメール確認を午前・午後の2回に分けて行う事でメールの返信に遅れる事なくメール処理ができる。
時間に目的を持って行動する事も仕事の効率化を上げるポイントである。

一日の3回30分の内にメールの返信をするなど時間を決め行動することによってダラダラメールの返信をせずにすむ。
だがメールの応対のコツとしてすぐに送信しない事だ。
メールを書き始め、30分のメールタイム終了時に送信する事でメールの返信に追われずにすむ。
またメールのフォルダの整理をしていく事で仕事の効率化は上がる。

メールの効率化を上げる文章スキル

メールは文章との勝負である。メールをするに当たって相手に伝わる文章力は時間短縮の鍵である。せっかくメールの返信をしても先方に伝わらなく誤解などが生じた場合時間のロスが大きい。

メールの送信する上で最大限活用して置きたい物はメールのタイトルである。メールを受け取った相手はメールのタイトルを見てメールを開くタイミングなど考えるからである。だが、何かと「重要」とつけてしまうのも駄目だ。ポイントとして相手がタイトルだけを見て、どのような対応か判断が付くようタイトルを作成することがポイントだ。
社内向けメールの場合は、期限、書類について、依頼主の部署と名前を記入する事でタイトルで情報が一目で分かる。

次に曖昧なメールの返信も時間のロスにつながる。結論がハッキリ相手に伝わらない内容は二度手間だ。曖昧な返答な場合相手の時間もロスしてしまう。お互い作業時間をロスしないためにも曖昧なメールは送らない。


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